Daca apar modificari ale vectorilor fiscali ai societatilor client si apar noi tipuri de declaratii ce trebuie depuse in conditiile in care centralizatorul este deja initializat, exista posibilitatea actualizarii acestuia prin actionarea butonului “Initializare“. Aplicatia va reanaliza toti vectorii fiscali si va actualiza centralizatorul fara sa stearga datele deja introduse.
Consideram ca modul de prezentare al declaratiilor ce trebuie intocmite si depuse are avantajul ca poate gestiona clienti a caror evidenta contabila este gestionata cu diverse produse software specifice si depaseste bariera exclusivitatii pe care o impun aplicatiile de profil care au dezvoltat si integrat si acest modul.
De asemenea, consideram ca acest modul are si avantajul controlului deoarece declaratiile intocmite sunt selectate de utilizatorul responsabil odata cu schimbarea starii in cadrul centralizatorului. Acest fapt duce la evitarea problemelor generate de transmiterea nedorita a declaratilor cum s-ar intampla in cazul aplicatiilor similare ce functioneaza pe baza de proceduri automatizate care sunt setate sa semneze si sa depuna declaratiile ce apar intr-un director predefinit.
Adaugarea de declaratii in nomenclator se poate face prin pozitionarea cursorului in celula declaratiei ce se doreste a fi adaugata si actionarea butonului desenat in celula. Se va deschide un meniu contextual prin intermediul caruia se poate schimba starea declaratiei sau aceasta si derivatele ei pot fi deschise.
In principiu singura interventie a utilizatorului in cadrul centralizatorului ar trebui sa fie cea de setare a starii declaratiilor in “Intocmita“, cand este cazul, si sa aleaga cu mare atentie fisierul declaratiei in format *.xml sau *.pdf validat. In rest este recomandabil sa fie lasata aplicatia sa gestioneze starile declaratiilor pe masura ce declaratiile sunt semnate, depuse sau recipisele sunt descarcate si verificate. Este foarte important ca atat calea fisierului declaratiei cat si denumirea acestuia sa nu contina spatii deoarece vor aparea erori la validarea si semnarea declaratiei.
O functionalitate importanta a aplicatiei este adaugarea in bloc de declaratii in centralizator dupa ce acestea au fost intocmite, prin actionarea butonului “Import“. Se va deschide o fereastra de selectie multipla a fisierelor de tip *.xml sau *.pdf prin intermediul careia fisierele sunt selectate actionand SHIFT+sageata sus/jos sau CTRL+click si “Deschidere”. Aplicatia va verifica consistenta tuturor fisierelor selectate (partener, tip declaratie, perioada declaratiei) si le va adauga in centralizator in celula corespunzatoare daca nu identifica probleme. Daca un fisier are neconformitati (partener care nu apare in centralizator, tip declaratie care nu apare in centralizator, luna sau an incorecte), atunci declaratia nu va fi importata si va fi evidentiata neconformitatea in lista “Mesaje de atentionare sau de eroare” de sub centralizatorul declaratiilor. Aplicatia nu va suprascrie declaratii in centralizator daca acestea deja exista ci va importa declaratii doar pentru pozitiile necompletate sau pentru cele neprevazute conform vectorului fiscal in cazul carora in centralizator este afisata valoarea “NU”. Este de mentionat faptul ca acesta nu este un import automat ci o adaugare multipla cu un grad de eficienta ridicat realizata de un operator. Consideram ca este necesar ca aceasta operatiune sa fie controlata de factorul uman pentru a fi evitate probleme generate de transmiterea accidentala de declaratii pentru ca acestea au fost adaugate in centralizator automat printr-o procedura a aplicatiei si aceasta este ratiunea pentru care declaratiile sunt importate in aplicatie numai printr-o actiune a operatorului si nu automat.
Aplicatia are implementata si tehnologia “drag and drop” si astfel exista posibilitatea importului unui grup de fisiere selectate prin “tragerea” acestora cu mouse-ul deasupra centralizatorului declaratiilor. Va fi astfel demarata procedura de verificare la care am facut referire anterior si fisierele valide vor fi importate in aplicatie.
In cazul in care sunt importate si declaratii rectificative, aplicatia va cauta randurile corespondente ale acestora in partea de jos a centralizatorului si va scrie declaratiile in celulele specifice. Daca nu gaseste randuri suplimentare in centralizator va adauga automat aceste randuri si va importa respectivele declaratii.
O functionalitate importanta a modulului de administrare a declaratiilor este aceea ca acest modul poate administra declaratiile de pe mai multe statii de lucru pentru toti utilizatorii care utilizeaza aplicatia si folosesc acest modul. Declaratiile administrate in cadrul aplicatiei pot fi stocate oriunde in retea. Aplicatia va salva atat declaratia corespondenta validata si semnata electronic cat si recipisa acesteia in directorul in care este stocata declaratia de baza. Singur, o conditie ca aceasta administrare sa functioneze fara probleme si toti utilizatorii din retea ai aplicatiei sa aiba acces la functionalitatile modulului este functionarea fara probleme a partajarii fisierelor intre statiile de lucru care folosesc aplicatia in cadrul retelei. La adaugarea de declaratii in centralizator este rulata o procedura de conversie a caii locale a fiecarei declaratii in formatul de cale de retea astfel incat fisierele sa fie disponibile de oriunde din reteaua locala.
Odata setate declaratiile in centralizator ele pot fi prelucrate de aplicatie. Prelucrarea declaratiilor se realizeaza din pagina “Operatii declaratii”. Aceasta pagina contine, la randul ei, patru subpagini pentru fiecare stare pe care trebuie sa o parcurga declaratiile. Subpaginile sunt standardizate si au acceeasi forma de prezentare pentru a asigura usurinta in operare.
