ConTask este o aplicatie creata pentru a ajuta la optimizarea si automatizarea, daca este posibil, a sarcinilor dintr-un cabinet de contabilitate. Ideea initiala a aplicatiei a fost tratarea si partajarea sarcinilor in cadrul cabinetului. Aplicatia a fost si va fi dezvoltata continuu pe baza experientei si a nevoilor de date si informatii iar in acest moment are urmatoarele functionalitati :
Avantaje functionale ale aplicatiei
Avand in vedere faptul ca aplicatia a fost conceputa in cadrul unui cabinet de contabilitate beneficiind de o analiza bazata pe functionalitate si configurabilitate pentru obtinerea unei independente fata de producatorul aplicatiei, consideram ca printre avantajele acesteia se pot enumera :
baza de date este stocata pe serverul utilizatorului eliminandu-se astfel dependenta de serverul producatorului ;
fisierele gestionate de aplicatie sunt stocate pe serverul utilizatorului ;
aplicatia poate functiona in reteaua locala si fara existenta conexiunii internet ;
modul tabelar de prezentare al declaratiilor fiscale este unic pana in acest moment si ofera imaginea de ansamblu a tabloului declaratiilor fiscale pentru toti clientii cabinetului ;
aplicatia este independenta de produsul software financiar-contabil pe care il foloseste utilizatorul deoarece nu foloseste nomenclatoarele acestuia (clienti, declaratii, etc.) si astfel poate gestiona proceduri, declaratii si documente pentru toti clientii cabinetului, indiferent de software-ul financiar-contabil in care sunt gestionati acestia ;
aplicatia ofera posibilitatea configurarii adreselor de comunicare cu serviciile web ale Ministerului Finantelor (in cazul in care acestea sufera modificari) prin schimbarea acestora in meniul de “Configurari” si fara a fi necesara instalarea unei noi versiuni a aplicatiei furnizate de producator ;
aplicatia poate gestiona in aceeasi retea mai multe certificate digitale pentru prelucrarea declaratiilor fiscale, dar nu mai mult de un certificat pe fiecare statie. Exista posibilitatea setarii constantelor aplicatiei astfel incat sa poata gestiona cate un certificat digital pe fiecare statie din retea. De asemenea aplicatia se poate configura sa gestioneze un singur certificat digital in toata reteaua, acesta putand fi folosit pe fiecare statie fara configurari suplimentare. Pentru comunicarea cu Spatiul Privat Virtual se pot folosi mai multe certificate digitale si pe fiecare statie din cadrul retelei deoarece lista certificatelor disponibile este interogata de aplicatie la lansarea solicitarii catre serverul Ministerului Finantelor, moment in care se poate selecta certificatul dorit.
Instalarea
Fiind o aplicatie care utilizeaza tehnologia client-server, la prima instalare este necesar a fi instalat serverul pe statia de lucru care va gazdui si baza de date. La rularea utilitarului de instalare exista posibilitatea selectarii tipului instalarii : server sau client.
Daca aplicatia va rula pe o singura statie unde va fi gazduita si baza de date atunci pe acea statie se va instala varianta “server” a aplicatiei fara a fi necesara si instalarea clientului/clientilor.
La instalarea serverului, utilitarul de instalare va solicita si parola de acces la baza de date. Aceasta parola nu este parola de acces in aplicatie ci parola cu ajutorul careia aplicatia ConTask sau alte aplicatii de administrare a SGBD-urilor pot avea acces la baza de date. Este recomandat sa notati parola de acces la baza de date pentru a nu avea probleme de conectare la eventualele instalari pe statiile client.
Dupa instalarea serverului se pot instala aplicatiile client pe fiecare statie de lucru. Instalarea se realizeaza cu acelasi utilitar de instalare selectand optiunea “Client” in pagina corespunzatoare. Utilitarul va solicita adresa IP a serverului si, de asemenea, parola de acces la baza de date pe care ati stabilit-o la instalarea serverului.
In cadrul procedurii de instalare, utilitarul de instalare va verifica existenta tuturor componentelor necesare functionarii aplicatiei si va instala toate aceste componente (ex. DUK Integrator, Java Runtime Environment, etc.).
Dupa instalarea serverului si a clientilor (daca este cazul), prima logare in aplicatie se face cu utilizatorul implicit “master” si parola “1”.
Dupa instalare, pentru a putea opera in aplicatie sunt necesare cateva initializari de nomenclatoare si anume :
– initializarea nomenclatorului de declaratii fiscale care ulterior va fi necesar la completarea vectorului fiscal pentru fiecare client in parte ;
– initializarea nomenclatorului de clienti impreuna cu vectorul fiscal si contractul de prestari servicii specifice fiecarui client in parte. Initializarea vectorului fiscal si definirea contractului client se realizeaza in pagina “Detalii”, zona corespunzatoare fiecarui atribut in parte.
– initializarea nomenclatorului de utilizatori si asocierea pentru fiecare utilizator in parte, in pagina “Detalii”, zona “Drepturi acces firme” a firmelor client la care utilizatorul are acces ;
– initializarea nomenclatorului de sarcini recurente necesar pentru generarea listei procedurilor pentru fiecare luna de lucru in parte.
– initializarea constantelor de operare a aplicatiei. Aplicatia se livreaza cu o serie de constante preconfigurate, constante ce privesc, in principiu, adresele de comunicare cu portatul Ministerului Finantelor. Pe langa aceste constante, pentru o operare fara probleme este necesar a se configura si urmatoarele atribute :
a) Valoarea medie a tarifului ora/om calculat in cadrul cabinetului pentru nivelul de profitabilitate vizat. Valoarea se introduce in lei in campul “Tarif orar” din nomenclatorul utilizatorilor si este un indicator necesar sistemului de raportare pentru rularea rapoartelor de eficienta pe clienti/angajati ;
b) Cale director de lucru este calea de pe statia de lucru sau din retea in care aplicatia isi va depozita toate fisierele descarcate prin SPV de pe portalul Ministerului Finantelor. Calea trebuie selectata urmand radacina retelei astfel incat ea sa fie unica si sa aiba forma “\\STATIE_DE_LUCRU\D\..”. Atributul se seteaza actionand butonul din campul “Cale director lucru” ;
c) Serie, PIN si tip smartcard semnatura electronica se refera la datele tokenului pe care este stocat certificatul digital. Campurile care trebuie completate in acest caz sunt “Serie smartcard semnatura electronica”, “PIN smartcard semnatura electronica” si “Tip smartcard semnatura electronica”. In cazul tipului smartcard-ului se selecteaza tipul din lista derulanta corespunzatoare ;
d) Datele contului de e-mail cu ajutorul caruia aplicatia va transmite mesaje e-mail clientilor atat din modulul de administrare a procedurilor cat si din modulul SPV. Datele contului trebuiesc furnizate de administratorul serverului de email si se refera la : host e-mail, port SMTP e-mail, utilizator e-mail, parola e-mail, nivelul de securitate SSL al contului de e-mail (se selecteaza din lista derulanta corespunzatoare).
– configurarea sablonului de contract de prestari servicii respectiv a sablonului de act aditional la contractul de prestari servicii conform specificitatii tehnice, economice si juridice a cabinetului. Aplicatia foloseste doua fisiere template (*.dot sau *.dotx) Microsoft Word pe baza carora genereaza contractul de prestari servicii sau actul aditional la contractul de prestari servicii. Campurile din fisierele sablon incadrate de “<>” sunt campuri ce vor fi completate automat de aplicatie odata cu generarea contractului sau a actului aditional. Asupra acestor campuri nu este indicat sa se intervina. Campurile referitoare la “PRESTATOR” din antet si din curprinsul articolului 1 trebuie completate. Dupa editare sabloanele trebuie salvate tot in format Template Microsoft Word.
Dupa configurarea tuturor acestor constante aplicatia este pregatita pentru rulare.
Principii de functionare
ConTask este un produs dezvoltat utilizand tehnologia client-server, fiind capabil sa acceseze si sa prelucreze la distanta date in timp real. Functioneaza in retea pe un numar nelimitat de statii, cu un numar nelimitat de utilizatori si pentru un numar nelimitat de clienti. Sigur intervin limitari ce tin de capacitatea de stocare si de infrastructura de retea.
Selectarea perioadei de lucru se realizeaza actionand zona 
fie prin incrementarea/decrementarea cu o luna actionand butoanele cu sageti, fie prin actionarea butonului “Luna / An” pentru deschiderea ferestrei de selectie a lunii si a anului de lucru.
Daca certificatul digital nu a fost incarcat la pornirea aplicatiei acesta poate fi incarcat actionand butonul “Certificat”. Daca certificatul digital este incarcat butonul va fi comutat.
Functionalitatea ferestrelor este unitara, fiecare fereastra avand doua pagini din care una afisaza lista inregistrarilor iar in cea de-a doua pagina se pot edita detaliile inregistrarii curente.
De asemenea, fiecare fereastra dispune de o bara de butoane in partea de sus, butoane prin intermediul carora se actualizeaza datele din formulare in baza de date.
Aplicatia foloseste o serie de nomenclatoare pentru a obtine o structura optima a bazei de date. Nomenclatoarele se acceseaza actionand butonul “Nomenclatoare” din bara de butoane.
Modulele aplicatiei se selecteaza din selectorul de module din partea stanga a ferestrei principale a aplicatiei. Modulele sunt grupate dupa natura lor si se selecteaza prin actionarea butonului corespunzator.
La deschidere fiecare modul va fi gestionat intr-o fereastra proprie ce este afisata in cadrul ferestrei principale a aplicatiei. Aplicatia poate gestiona mai multe module simultan, module ce pot fi comutate atat prin actionarea butonului specific din selectorul de module, prin selectarea din meniul “Ferestre” al aplicatiei sau prin selectarea paginii generate de aplicatie pentru fiecare modul deschis in parte. Prezentarea sub forma de pagini a mo,dulelor deschise in aplicatie se prezinta astfel :
Pe langa functionalitatile vizate si dezvoltate, aplicatia are si o fereastra de configurari in cadrul careia sunt setate constantele de operare. Avand in vedere faptul ca in aplicatie pot opera simultan mai multi utilizatori cu drepturi diferite, constantele de operare sunt de doua tipuri :
– constante de operare comune tuturor utilizatorilor care sunt stocate in baza de date si se refera, in general, la adrese web ale serviciilor Ministerului Finantelor Publice prin intermediul carora aplicatia transmite sau receptioneaza documente si informatii. Tot aici sunt stocate si detaliile de configurare a adresei de email pe care clientul de email propriu o utilizeaza pentru transmiterea catre clienti a documentelor si informatiilor specifice ;
– constante de operare specifice care sunt caracteristice fiecarui utilizator in parte. Ele sunt stocate in fisiere salvate pe fiecare statie de lucru si vizeaza : incarcarea certificatului digital la pornirea aplicatiei, actualizarea aplicatiei externe de validare si semnare la pornirea aplicatiei, numarul de zile pentru care sunt afisate mesajele din Spatiul Privat Virtual, calea aplicatiei externe de validare si semnare, calea pentru stocarea salvarilor de siguranta.
Aplicatia se afla intr-un proces continuu de dezvoltare si optimizare pentru a putea raspunde tuturor necesitatilor utilizatorilor pe palierele procedurale pentru care a fost creata.
